Przygotowania do inauguracji kaplicy wieczystej adoracji.
Tydzień przygotowań
Spotkanie: koordynator główny i koordynatorzy blokowi To już ostatni etap rozmów z osobami pełniącymi funkcję koordynatorów, będący kontynuacją cotygodniowych zebrań, które odbywały się w miarę regularnie przez cały okres trwania misji. Powinni na nim być obecni: ksiądz proboszcz, koordynator prowadzący misję, koordynatorzy blokowi i koordynator główny oraz osoba, jeżeli taka jest, która była odpowiedzialna za inicjację misji w danym miejscu czy parafii.
Na spotkaniu trzeba ustalić datę inauguracji (chyba że została ona uzgodniona już wcześniej), biorąc pod uwagę wszystkie aspekty organizacyjne. Często wybierany jest dzień, który przypada na uroczystość kościelną – niedzielę lub inne święto. W Poznaniu był to 25 grudnia –
pierwszy dzień świąt Bożego Narodzenia, w Raciborzu 19 marca – święto św. Józefa, a w Ostrowie Wielkopolskim 13 czerwca – święto św. Antoniego z Padwy. Warto się zastanowić nad terminem przypadającym na odpust parafialny lub uroczystość Najświętszego Ciała i Krwi Pana Jezusa. Istotne jest też, aby ponowić kontakt z ordynariuszem diecezji w celu zaproszenia
go na to wydarzenie oraz w sprawie przygotowania listu dla adorujących, który będzie zarówno podziękowaniem, jak i motywacją dla wszystkich zaangażowanych w to dzieło.
Zasadniczą sprawą będzie też omówienie organizacji spotkania generalnego, które odbędzie się przed inauguracją. Ważne jest wytłumaczenie i zaplanowanie, jak ma ono przebiegać. Ponadto należy podsumować całość przebytej misji oraz omówić kwestię przygotowania spotkania dla wszystkich koordynatorów. Dodatkowo powinno się zweryfikować terminy przygotowania materiałów dla adorujących.
Strona na Facebooku danej kaplicy oraz zakładka informująca o niej na stronie internetowej parafii będą podstawowymi sposobami dotarcia do znaczącej liczby osób.
Kolejnym istotnym krokiem będzie przygotowanie plakatu inauguracyjnego, który wraz z niezbędnymi informacjami zostanie przekazany proboszczom parafii, gdzie odbywały się niedzielne misje. Dobrze byłoby także ustalić terminy odbioru wymienionych wcześniej materiałów dla adorujących oraz to, w jakim składzie, kto i kiedy będzie przygotowywał zestawy dla adorujących. Dodatkowo należy zapewnić właściwy przebieg liturgiczny mszy inauguracyjnej.
Spotkanie: koordynator główny, koordynatorzy blokowi i koordynatorzy godzinowi
Przed spotkaniem generalnym odbywa się spotkanie dla wszystkich zaangażowanych w dzieło. Powinny na nim być obecne osoby kluczowe, takie jak: ksiądz proboszcz, koordynator prowadzący misję, koordynator główny, koordynatorzy blokowi i koordynatorzy godzinowi oraz ewentualnie osoby związane z całością przedsięwzięcia. Spotkanie ma na celu podsumowanie misji, przypomnienie zasad funkcjonowania kaplicy wieczystej adoracji, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zastępstwami. W tym dniu wszyscy koordynatorzy otrzymują teczki (zestawy dla adorujących), a także omawiany jest przebieg spotkania generalnego.
Całość odbywa się etapami: najpierw następuje podsumowanie misji, a następnie rozdanie zestawów. Jeżeli na spotkaniu obecny jest ksiądz proboszcz, to on wywołuje koordynatora głównego, przedstawia go wszystkim i wręcza mu zestaw. W przypadku nieobecności księdza zajmuje się tym koordynator prowadzący misję. Następnie koordynator główny otrzymuje 4 zestawy dla koordynatorów blokowych, po czym wywołuje ich, przedstawia wszystkim oraz wręcza zestawy. Każdy koordynator blokowy wręcza 6 zestawów swoim koordynatorom godzinowym. Rozpoczynamy od bloku 00.00-6.00, w którym koordynator blokowy,
mający już 6 zestawów, wywołuje po kolei swoich koordynatorów godzinowych, przedstawia ich i wręcza im zestawy. Pozostali koordynatorzy blokowi postępują analogicznie, dbając o zachowanie odpowiedniego porządku. To również dobry moment na podpisanie umowy pomiędzy proboszczem a koordynatorami, którzy nie podpisali jej wcześniej, a która upoważnia do przetwarzania ich danych osobowych (szablony przekazuje zespół Adoremus Te Christe). Ostatecznym krokiem jest przekazanie księgi adoracji (która do tego czasu powinna być już gotowa) koordynatorowi głównemu lub proboszczowi.
Spotkanie generalne
To najważniejsze wydarzenie organizacyjne i logistyczne w procesie rozpoczęcia wieczystej adoracji. Jego zorganizowanie stanowi ogromne wyzwanie zarówno dla prowadzących, jak i dla samych koordynatorów. Na takim spotkaniu są obecni: ksiądz proboszcz, koordynator prowadzący, wszyscy koordynatorzy, wszyscy wierni z poszczególnych parafii biorących
udział w misji, którzy zadeklarowali godzinę adoracji w tygodniu, osoby ze „złotej listy” i osoby zaangażowane w powstanie kaplicy wieczystej adoracji.
Spotkanie może trwać od dwóch do trzech godzin w zależności od liczby uczestników. Zazwyczaj odbywa się w kościele (ze względu na jego pojemność). Niemniej jednak może to być również inne miejsce wskazane przez księdza proboszcza (np. aula, sala teatralna).
Trzeba podkreślić, że adoracja wieczysta rozpoczyna się po inauguracji, oraz przypomnieć, kto będzie rozpoczynał pierwszą godzinę adoracji spośród zadeklarowanych adorujących.
Wszystkie przemówienia podczas spotkania odbywają się z ambony i miejsc lektorskich, które zajmują ksiądz lub księża, koordynator prowadzący, koordynator główny i koordynatorzy blokowi. Koordynatorzy godzinowi zasiadają w pierwszych ławkach, by być jak najbliżej ołtarza, natomiast pozostałe ławki są przeznaczone dla wszystkich zadeklarowanych
uczestników wieczystej adoracji. Ważne jest, aby odpowiednio przygotować otoczenie. Wskazane jest dostarczenie przynajmniej dwóch mikrofonów, z czego jeden powinien być umieszczony na statywie przed ołtarzem, a drugi może być bezprzewodowy. Zaleca się również wyznaczyć strefę na przygotowane wcześniej zestawy dla adorujących, a jeśli to możliwe, postawić w tym miejscu stolik (choć nie jest to wymagane). Warto również zapewnić obecność osoby z zespołu Adoremus Te Christe, która będzie dysponować laptopem i drukarką, aby na bieżąco korygować ewentualne błędy związane z danymi osobowymi lub harmonogramem. Dodatkowo podczas spotkania warto zadbać o uzupełnienie wszystkich
brakujących podpisów związanych z polityką RODO na odpowiednich formularzach.
Rozpoczynając spotkanie, ksiądz proboszcz wita wszystkich, składa podziękowania za zaangażowanie i chęć uczestnictwa w wieczystej adoracji. Następnie głos zabiera koordynator prowadzący misję.
W kolejnej, nieco dłuższej części koordynator prowadzący misję podsumowuje dotychczasowe działania, przypomina o istocie wieczystej adoracji oraz wyjaśnia ponownie reguły i zasady, w tym procedury zastępstwa. Jeśli wśród koordynatorów godzinowych są braki, podejmowana jest próba zmotywowania obecnych osób do objęcia tej funkcji. Czasami osoby zgłaszają się dobrowolnie, a innym razem można to zorganizować w sposób humorystyczny, np. przez „licytację”, czyli wywoływanie osób. Warto również skorzystać z sugestii księdza proboszcza przy wyborze brakujących koordynatorów godzinowych.
W przypadku „pustych godzin” adoracji również istotne jest zmotywowanie uczestników spotkania do ich wypełnienia. Nawet jeśli początkowo brakuje obsady dla kilku godzin, warto zapytać, czy ktoś nie chciałby zadeklarować dodatkowej godziny adoracji do czasu, gdy pojawi się osoba, która będzie mogła zająć ją na stałe. Celem jest eliminacja wszystkich brakujących godzin podczas spotkania. Doświadczenie pokazuje, że brakujące godziny szybko się zapełniają po uruchomieniu kaplicy wieczystej adoracji. Koordynator prowadzący składa wszystkim podziękowania i motywuje raz jeszcze do adoracji.
Na następnym etapie spotkania dobrze jest poprosić księdza proboszcza o udzielenie błogosławieństwa końcowego, ponieważ po rozdaniu zestawów dla adorujących każdy może wrócić do domu, nie czekając do zakończenia spotkania. Następnie koordynator prowadzący (lub obecny ksiądz proboszcz, jeśli zechce) publicznie przedstawia koordynatora głównego, a ten z kolei koordynatorów blokowych. Pierwszy koordynator blokowy (rozpoczyna 0.00-6.00), a później po kolei wszyscy pozostali. Następnie pierwszy koordynator blokowy (0.00-6.00) wywołuje koordynatora godziny 0.00, który podchodzi do mikrofonu, przedstawia się
i wywołuje po kolei osoby adorujące w tym samym przedziale czasowym, trzymając się kolejności dni tygodnia. Pozostali koordynatorzy godzin (1.00, 2.00, 3.00, 4.00, 5.00) otrzymują teczki i czekają w kolejce do mikrofonu. Po wystąpieniu jednego koordynatora godzinowego wzywa się następnego i całość odbywa się w taki sam sposób aż do zamknięcia danego bloku
czasowego. Na końcu wyczytywane są osoby ze „złotej listy”. Ważne, aby spotkanie przebiegało w odpowiednim rytmie i harmonii – nie może być zbyt wolne, ale także nie za szybkie, aby uniknąć zamieszania i chaosu.
Istotne jest odpowiednie posegregowanie zestawów dla adorujących w kolejności blokowej, rozpoczynając od 00.00-06.00 oraz według odpowiedniego bloku godzinowego. Teczki zestawów są podpisane imieniem i nazwiskiem wraz z godziną adoracji (jeśli ktoś adoruje więcej niż jedną godzinę, wszystkie potrzebne materiały ma w jednej teczce).
W rozdawaniu materiałów pomagają wszyscy koordynatorzy blokowi. W przypadku błędów w imieniu, nazwisku prosimy, aby osoby kontaktowały się ze swoim koordynatorem blokowym w celu weryfikacji (jeśli na spotkaniu nie ma osoby z laptopem i drukarką z zespołu Adoremus
Te Christe). Warto też mieć przy sobie puste formularze zgłoszeniowe; czasami zdarza się, że dana osoba uważa, że jest zapisana na adorację, ale nie ma jej na liście. Może wówczas wypełnić formularz na miejscu, a teczkę otrzymać np. w dniu inauguracji kaplicy lub w innym dogodnym terminie.
Po otrzymaniu swojego zestawu każdy adorujący może opuścić spotkanie. Koordynator godzinowy może zaprosić wszystkich adorujących z jego godziny, aby spotkali się w jednym miejscu w celu zrobienia wspólnego pamiątkowego zdjęcia lub lepszego poznania się. Należy jednak zadbać o to, aby nie robić zbyt dużego zamieszania.